So sánh chuyển tiếp, bí danh, nhóm phân phối và hộp thư được chia sẻ
Email Microsoft 365 của bạn bao gồm một số loại địa chỉ để tiết kiệm thời gian và tăng cường cộng tác. Những địa chỉ này được liên kết với gói email của bạn và không có tên người dùng hoặc mật khẩu riêng để đăng nhập.
Jane, một chủ doanh nghiệp bất động sản, quản lý một nhóm nhân viên. Hãy xem cách cô ấy sử dụng tính năng chuyển tiếp email, bí danh, nhóm phân phối và hộp thư dùng chung để làm việc với nhóm của mình.
Chuyển tiếp
Chuyển tiếp email sẽ tự động chuyển thư đến một tài khoản email khác. Khi ai đó gửi thư đến địa chỉ email Microsoft 365 của bạn, bạn sẽ thấy thư đó trong hộp thư đến của tài khoản kia.
Jane có cả tài khoản email cá nhân và tài khoản chuyên nghiệp. Để tiết kiệm thời gian kiểm tra email, cô ấy tạo một email chuyển tiếp để email Microsoft 365 chuyên nghiệp, jane @ , tự động chuyển tiếp đến tài khoản Gmail cá nhân của cô ấy. Giờ đây, cô ấy chỉ cần đăng nhập vào Gmail để xem tất cả email của mình.
Chuyển tiếp tài khoản Microsoft 365 của bạn đến một địa chỉ email khác .
Bí danh
Bí danh là một cách hay để làm cho một doanh nghiệp nhỏ trông lớn hơn. Bí danh là một địa chỉ email hoàn toàn khác được thêm vào hộp thư. Mọi thứ được gửi đến một địa chỉ email bí danh sẽ được nhận trong hộp thư đến của tài khoản email chính.
Jane tạo bí danh Career @ bằng tài khoản email chính của mình, jane @ . Khi một nhân viên tương lai gửi email đến Career @ , email đó sẽ tự động được gửi đến jane @ . Khi Jane trả lời, nhân viên tương lai sẽ thấy tin nhắn từ jane @ .
Các nhóm phân phối
Nhóm phân phối tiết kiệm thời gian khi bạn cộng tác với một nhóm. Thay vì bao gồm riêng từng địa chỉ email của từng người, bạn có thể sử dụng địa chỉ nhóm phân phối để gửi email cho mọi người trong nhóm. Người dùng được phê duyệt cũng có thể gửi email dưới dạng nhóm phân phối, chẳng hạn như cho nhóm nhân sự hoặc đào tạo. Để bao gồm một người nào đó bên ngoài miền của bạn (như nhà cung cấp hoặc nhà cung cấp), trước tiên hãy thêm họ làm địa chỉ liên hệ được chia sẻ .
Jane tạo nhóm phân phối nhóm @ để gửi email và cuộc hẹn trên lịch cho ba nhân viên của cô ấy.
Các hộp thư được chia sẻ
Hộp thư dùng chung cung cấp một địa chỉ email chung mà nhiều người có thể truy cập và gửi từ đó. Họ cung cấp các tính năng cộng tác được cải thiện bao gồm bộ nhớ chuyên dụng để xem các tin nhắn trước đó, lịch dùng chung và danh bạ. Cần có quyền để truy cập hoặc gửi dưới dạng địa chỉ hộp thư chia sẻ.
Hai trợ lý của Jane giúp trả lời các câu hỏi chung và trả lời các câu hỏi. Để cả hai trợ lý đều có thể truy cập và trả lời thư, Jane sẽ tạo câu hỏi cho hộp thư dùng chung @ .
Bước có liên quan
- Để biến bất kỳ loại địa chỉ nào trong số này thành một tài khoản email với hộp thư riêng, hãy xóa nó và sau đó tạo nó với tư cách người dùng .
